Khi đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, Phiếu lý lịch tư pháp là một trong những giấy tờ được nhiều doanh nghiệp và người lao động đặc biệt quan tâm. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, đây vẫn là một trong những giấy tờ quan trọng trong hồ sơ cấp giấy phép lao động. Tuy nhiên, Nghị định 219/2025/NĐ-CP cũng mở ra một số ngoại lệ nhằm đơn giản hóa các thủ tục so với trước đây. Không phải mọi trường hợp người lao động nước ngoài đều phải tự chuẩn bị và nộp riêng giấy tờ này.
1. Phiếu lý lịch tư pháp cho người nước ngoài là gì?
Hiểu một cách ngắn gọn, Phiếu lý lịch tư pháp là giấy tờ dùng để chứng minh người lao động nước ngoài không thuộc trường hợp đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động có thể dùng Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận về tình trạng này do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp, đồng thời giấy tờ đó phải được cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Đối với tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo quy định.
2. Có bắt buộc nộp lý Phiếu lịch tư pháp khi xin cấp Giấy phép lao động không?
Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, câu trả lời phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể của người lao động như sau:
· Trường hợp bắt buộc:
Khi người lao động nước ngoài thực hiện thủ tục cấp mới giấy phép lao động, Phiếu lý lịch tư pháp là thành phần hồ sơ bắt buộc. Nói cách khác, nếu làm thủ tục theo cách thông thường, người sử dụng lao động vẫn phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương cho người lao động nước ngoài.
· Trường hợp không bắt buộc:
Phiếu lý lịch tư pháp không yêu cầu trong các thủ tục sau:
o Cấp lại giấy phép lao động: Do bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi một trong các nội dung ghi trong Giấy phép lao động như họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu, đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.
o Gia hạn giấy phép lao động: Khi Giấy phép lao động sắp hết hạn mà người lao động có nhu cầu tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo thông tin như đã được cấp.
o Một số trường hợp đặc biệt: Người lao động đã được cấp Giấy phép lao động còn hiệu lực có nhu cầu thay đổi người sử dụng lao động với công việc có cùng vị trí và lĩnh vực làm việc, thay đổi vị trí công việc (cùng người sử dụng lao động) hoặc tiếp tục làm việc ở vị trí cũ sau khi đã gia hạn một lần.
o Hình thức liên thông thủ tục hành chính trực tuyến: Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ cấp Giấy phép lao động kèm đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp ngay trên Cổng Dịch vụ công quốc gia mà không cần thực hiện riêng thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại công an. Quý doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra việc tích hợp chức năng này trên hệ thống dịch vụ công quốc gia trước khi tiến hành để đảm bảo khả năng nộp hồ sơ theo phương thức này.
3. Thủ tục cấp mới Giấy phép lao động
· Bước 1. Xác định người lao động nước ngoài có thuộc trường hợp phải cấp Giấp phép lao động hay không
· Bước 2. Đề nghị cấp phiếu lý lịch tư pháp: Quy trình này được thực hiện tại Công an tỉnh, với thời gian xử lý hồ sơ theo quy định là 10 ngày.
· Bước 3. Đăng thông báo tuyển dụng cho vị trí dự kiến tuyển người lao động: Thời gian đăng tuyển trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động
· Bước 4. Đề nghị cấp Giấy phép lao động: Quy trình này được thực hiện tại Sở Nội vụ, với thời gian xử lý hồ sơ theo quy định là 10 ngày làm việc.